AI-ஐச் சேர்ப்பதற்கு முன் WhatsApp Business தகவல் சரிபார்ப்புப் பட்டியல்

வாடிக்கையாளர் உரையாடல்களில் AI-ஐச் சேர்ப்பது ஒரு நேரடியான கேள்வியுடன் தொடங்குகிறது: வாடிக்கையாளர்களுக்கு வழங்க வேண்டிய தகவல் குறித்து உங்கள் குழு ஒருமித்த முடிவுக்கு வர முடியுமா? ஒரு வணிகத்திடம் ஏற்கனவே இணையதளம், சமூக ஊடகச் சுயவிவரங்கள், சிற்றேடுகள் மற்றும் பகிரப்பட்ட இயக்ககம் இருக்கலாம்; இருப்பினும் நம்பகமான ஒரே பதில்களின் தொகுப்பு இல்லாமல் இருக்கலாம்.

இந்தச் சரிபார்ப்புப் பட்டியல், WhatsApp AI உதவியாளருக்கான அந்த அடித்தளத்தைத் தயாரிக்க உதவும். இதை உள் பணியாவணமாகப் பயன்படுத்தி, நிலுவையில் உள்ள அம்சங்களுக்கு பொறுப்பாளர்களை நியமித்து, பயன்பாட்டை விரிவுபடுத்துவதற்கு முன், குறிப்பிட்ட சில விசாரணைகளைச் சோதியுங்கள். இது தயாரிப்பு நடைமுறைகளை விவரிக்கிறது; பட்டியலிடப்பட்ட ஒவ்வொரு அம்சமும் எந்தவொரு குறிப்பிட்ட Engage AI அமைப்பிலும் இறக்குமதி செய்யப்படலாம் அல்லது தானியக்கப்படுத்தப்படலாம் என்பதற்கான உத்தரவாதம் அல்ல.

1. வணிக அடையாளத்தையும் இருப்பிடங்களையும் உறுதிப்படுத்துங்கள்

வாடிக்கையாளர்களுக்குக் காட்ட வேண்டிய வணிகப் பெயர், நீங்கள் செய்வதன் சுருக்கமான விளக்கம் மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட இணையதள அல்லது தொடர்பு இணைப்புகளை எழுதுங்கள். ஒவ்வொரு கிளைக்கும் முகவரி, பொதுவான சேவைப் பகுதி, தொடர்பு வழி மற்றும் பதிலைப் பாதிக்கும் இருப்பிடம் சார்ந்த வேறுபாடுகளைப் பதிவு செய்யுங்கள்.

உங்கள் தகவல், ஒரு நேரடி கடைக்கும் சேவை வழங்கும் பகுதிக்கும் இடையிலான வேறுபாட்டைத் தெளிவாகக் காட்டுகிறதா என்பதைச் சரிபார்க்குங்கள். ஒரு நகரில் வாடிக்கையாளர்களைச் சந்திக்கும் வணிகம், அங்கு வாடிக்கையாளர்கள் நேரடியாகச் செல்லக்கூடிய கிளையை நடத்துகிறது என்று அவசியமில்லை. வாடிக்கையாளர்களுக்கு வழிகாட்டுதல் தேவைப்பட்டால், அங்கீகரிக்கப்பட்ட இருப்பிட இணைப்பைப் பயன்படுத்தி, அது சரியான இடத்திற்குத் திறக்கப்படுகிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்துங்கள்.

• வாடிக்கையாளர்களுக்கான பதில்களில் எந்தப் பெயர் தோன்ற வேண்டும்?

• எந்த இருப்பிடங்களுக்கு வாடிக்கையாளர்கள் நேரில் வரலாம்?

• எந்தப் பகுதிகளில் இடத்திலேயே சேவை வழங்கப்படுகிறது?

• கிளைகளுக்கு இடையில் எந்த உண்மைகள் வேறுபடுகின்றன?

2. சேவைகளையும் அவற்றின் வரம்புகளையும் விவரியுங்கள்

ஒவ்வொரு சேவை அல்லது தயாரிப்புக் குழுவுக்கும் சுருக்கமான விளக்கத்தை உருவாக்குங்கள். அது யாருக்குப் பொருத்தமானது, எது இதில் அடங்கும், எது இதில் அடங்காது, மேலும் எந்தத் தேவைகளுக்கு மதிப்பீடு அவசியம் என்பவற்றைக் குறிப்பிடுங்கள். வாடிக்கையாளர்கள் பயன்படுத்தும் சொற்களைப் பயன்படுத்தியபோதும், பணியாளர்கள் செய்ய வேண்டிய வேறுபாடுகளைப் பேணுங்கள்.

கற்பனை உதாரணம்: ஒரு வணிகம் வீடுகளில் சுவரில் பொருத்தப்பட்ட குளிரூட்டிகளைச் சுத்தம் செய்யும் சேவையை வழங்குகிறது. பழுதுபார்ப்பு, வணிகப் பயன்பாட்டு அமைப்புகள், உயரத்தில் அணுக வேண்டிய பொருத்துதல்கள் மற்றும் மாற்று உதிரிப்பாகங்கள் வழக்கமான சேவைக்கு வெளியிலா என்பதை அதன் தகவல் குறிப்பிட வேண்டும். “குளிரூட்டிச் சேவைகள்” என்பது மட்டும் அளவுக்கு மீறிய பரந்த பதிலுக்கு அதிக இடமளிக்கும்.

ஒரு மாதிரி, இடத்தின் நிலை அல்லது வேறு விவரத்தைப் பொறுத்தே பொருத்தம் தீர்மானிக்கப்படுமானால், பணியாளர்கள் முதலில் கேட்க வேண்டிய கேள்வியைப் பதிவு செய்யுங்கள். ஆரம்பச் சரிபார்ப்புக்கு பொதுவான பகுதி அல்லது உபகரண வகை போதுமானதாக இருக்கும்போது, முழு முகவரி அல்லது விரிவான வாடிக்கையாளர் வரலாற்றைச் சேகரிக்க வேண்டாம்.

3. விலைகள், நிபந்தனைகள் மற்றும் மேற்கோள் விதிகளைத் தயாரியுங்கள்

ஒவ்வொரு விலைக்கும் நாணயம், அலகு, சேவை வரம்பு மற்றும் அமல்படும் தேதியை அடையாளப்படுத்துங்கள். நிலையான விலை, ஆரம்ப விலை மற்றும் மதிப்பீடு ஆகியவற்றுக்கு இடையிலான வேறுபாட்டை விளக்குங்கள். தொடர்புடைய குறைந்தபட்ச அளவுகள், விலக்குகள் மற்றும் பொருந்தக்கூடிய கட்டணங்களை வணிகம் அங்கீகரித்த சொற்களைக் கொண்டு சேர்க்குங்கள்.

துல்லியமான விலைமேற்கோளுக்கு மதிப்பீடு தேவைப்பட்டால், தேவையான குறைந்தபட்சத் தகவல்களைப் பட்டியலிட்டு, மேற்கோளை யார் அங்கீகரிப்பார்கள் என்பதைத் தெளிவுபடுத்துங்கள். மாதிரி தொகைகளின் பட்டியல், எல்லா சூழ்நிலைகளுக்கும் பொருந்தும் விலை வாக்குறுதியாக மாற அனுமதிக்க வேண்டாம். காலாவதியான விளம்பரப் பொருட்களைச் செயல்பாட்டில் உள்ள பதில் மூலத்திலிருந்து அகற்றுங்கள் அல்லது அவை வரலாற்றுத் தகவல் என்றும் தற்போதைய சலுகைகளுக்குக் கிடைக்காது என்றும் தெளிவாகக் குறியிடுங்கள்.

இணையதளம், PDF மற்றும் பணியாளர் விரிதாளில் உள்ள முரண்பாடுகளைத் தீர்க்க விலைப் பொறுப்பாளரிடம் கேளுங்கள். ஆவணங்களில் ஒன்றுக்கொன்று முரண்படும் பதில்கள் இருந்தால், அதிகமான ஆவணங்கள் உதவாது.

4. வெவ்வேறு வகையான நேரங்களைத் தனித்தனியாகக் குறிப்பிடுங்கள்

கடை திறந்திருக்கும் நேரம், பணியாளர்கள் பதிலளிக்கும் நேரம் மற்றும் சந்திப்பு அல்லது விநியோக நேரச் சாளரங்களைத் தனித்தனியாகப் பதிவு செய்யுங்கள். குழப்பம் ஏற்படக்கூடிய இடங்களில் தொடர்புடைய இருப்பிடத்தையும் நேர மண்டலத்தையும் சேர்க்குங்கள். பணியாளர்கள் கிடைக்காத நேரத்திலும் செய்திகளைப் பெற முடியுமா என்பதைத் தெளிவுபடுத்துங்கள்; ஆதரவு நேரத்திற்கு வெளியே ஒருவர் உடனடியாகப் பதிலளிப்பார் என்று குறிப்பிடுவதைத் தவிர்க்குங்கள்.

விடுமுறை மூடல்கள் மற்றும் தற்காலிக மாற்றங்கள் எவ்வாறு அங்கீகரிக்கப்பட்டு புதுப்பிக்கப்படும் என்பதைத் தெரிவியுங்கள். சந்திப்பு கிடைப்பது செயல்பாட்டு நேரத்திலிருந்து வேறுபட்ட கேள்வியாகும்: வணிகம் திறந்திருப்பினும் மீதமுள்ள நேரச்சாளரங்கள் இல்லாமல் இருக்கலாம். உண்மையான வணிகச் செயல்முறை உறுதிப்படுத்தலை ஏற்படுத்தியிருக்கும்போது மட்டுமே முன்பதிவு உறுதிசெய்யப்பட்டதாகக் குறிப்பிடுங்கள்.

5. வாடிக்கையாளர்கள் புரிந்துகொள்ள வேண்டிய கொள்கைகளை ஆவணப்படுத்துங்கள்

உங்கள் வணிகத்திற்குப் பொருந்தும் தற்போதைய முன்பதிவு, ரத்து, மறுதிட்டமிடல், பணத்திரும்பப்பெறல், விநியோகம் மற்றும் உத்தரவாதத் தகவல்களைச் சேகரியுங்கள். நிபந்தனைகளையும் பொறுப்பான உரிமையாளரையும் பதிவு செய்யுங்கள். ஒரு வழக்கு தனிப்பட்ட பரிசீலனையைப் பொறுத்திருந்தால், அதன் முடிவுக்கு வாக்குறுதி அளிக்காமல், பரிசீலனை நடைபெறும் வழியை விவரியுங்கள்.

கொள்கைகளை வாசிக்க எளிதாக வைத்திருங்கள். அங்கீகரிக்கப்பட்ட சுருக்கமான விளக்கம் பொதுவான கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்க உதவலாம்; ஆனால் அது முறையான நிபந்தனைகளை அமைதியாக மாற்றக்கூடாது. எளிமைப்படுத்தப்பட்ட பதிப்பை பொறுப்பான நபர் மதிப்பாய்வு செய்யட்டும். வாடிக்கையாளருக்கு முழு விவரங்கள் தேவைப்பட்டால், தொடர்புடைய அங்கீகரிக்கப்பட்ட கொள்கைக்கான இணைப்பை வைத்திருங்கள்.

தொடர்பில்லாத ரகசிய நடைமுறைகள் அல்லது உணர்வுப்பூர்வமான வாடிக்கையாளர் பதிவுகளைப் பொதுவான கேள்விகள் தொகுப்பில் சேர்ப்பதைத் தவிர்க்குங்கள். வாடிக்கையாளர்கள் கேட்கக்கூடிய நோக்கமுள்ள கேள்விகளுக்குத் தேவையான தகவலை மட்டும் தயாரியுங்கள்.

6. மனிதத் தொடர்பு மற்றும் ஒப்படைப்பு வழிகளை வரையறுக்குங்கள்

தகவல் இல்லாதபோது, புகாருக்கு தீர்மானம் தேவைப்படும்போது அல்லது வாடிக்கையாளர் வெளிப்படையாக ஒருவரிடம் பேசக் கேட்டபோது, அவர்கள் எங்கு செல்ல வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானியுங்கள். குழு, அதன் பதிலளிக்கும் நேரம், அதற்குத் தேவையான விவரங்கள் மற்றும் நடைமுறைக்கு ஏற்ற அடுத்த படியை அடையாளப்படுத்துங்கள்.

பயனுள்ள ஒப்படைப்பு திட்டம் நான்கு கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்கிறது: விசாரணையை யார் பெறுவார்கள், அவர்களுக்கு என்ன பின்னணி தேவை, அவர்கள் எப்போது கிடைப்பார்கள், அடுத்து என்ன நடக்கும் என்பதை வாடிக்கையாளர் எவ்வாறு அறிந்துகொள்வார். அந்த முடிவுகள் தீர்மானிக்கப்படாமல் இருந்தால், இடைவெளியை ஆதாரமற்ற நிம்மதியூட்டும் வாக்குறுதியால் நிரப்பாமல், அவற்றை நிலுவைப் பணியாகக் குறியிடுங்கள்.

முன்மொழியப்பட்ட வழிமாற்று விதியை, அதைச் செயல்படுத்தும் தயாரிப்புத் திறனிலிருந்து தனியாக ஆவணப்படுத்துங்கள். உங்கள் அமைப்பில் கிடைக்கும் உண்மையான பணிப்பாய்வை நம்புவதற்கு முன் அதைச் சோதியுங்கள்.

7. இணைப்புகள், கோப்புகள் மற்றும் மொழிப் பதிப்புகளைச் சரிபாருங்கள்

வாடிக்கையாளர்களுக்குக் காட்டப்படும் ஒவ்வொரு இணைப்பையும் சாதாரண உலாவி அமர்வில் திறக்குங்கள். இலக்கு, பக்கத் தலைப்பு, தொடர்பு விவரங்கள் மற்றும் அணுகல் தேவைகளை உறுதிப்படுத்துங்கள். பணியாளர்களுக்கு மட்டும் கிடைக்கும் ஆவணங்களை வாடிக்கையாளர் இணைப்புகளாகப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்குங்கள். அங்கீகரிக்கப்பட்ட மூலத்திற்குத் தெளிவான கோப்புப் பெயரைப் பயன்படுத்தி, காலாவதியான நகல்களைச் செயல்பாட்டில் உள்ள தொகுப்பிலிருந்து நீக்குங்கள்.

பல மொழிகள் பயன்படுத்தப்பட்டால், ஒரு மதிப்பாய்வாளரை அடையாளப்படுத்தி, அடிப்படை உண்மைகள் ஒரே மாதிரியாக இருக்குமாறு பார்த்துக்கொள்ளுங்கள். தேதிகள், விலைகள் மற்றும் விலக்குகள் எல்லாப் பதிப்புகளிலும் ஒத்திருக்க வேண்டும். பின்னர் கொள்கை புதுப்பிக்கப்படும்போது ஒரு மொழி பின்தங்காமல் இருக்க, மொழிபெயர்ப்பு மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்ட தேதியைப் பதிவு செய்யுங்கள்.

8. ஒவ்வொரு முக்கிய உண்மைக்கும் ஒரு பொறுப்பாளரை நியமியுங்கள்

ஒவ்வொரு அம்சத்திலும் பொறுப்பாளர், மூலம், அங்கீகார நிலை மற்றும் மதிப்பாய்வு தேதி சேர்க்கப்பட்டிருக்கும்போது, தயாரிப்புத் தாளைப் பராமரிப்பது எளிதாகும். பொறுப்பாளர் நிச்சயமின்மையைத் தீர்க்கக்கூடியவராக இருக்க வேண்டும்; கேள்வியை வேறொருவரிடம் அனுப்புபவராக மட்டும் இருக்கக்கூடாது. திருத்தப்பட்ட விலை, விடுமுறை மூடல் அல்லது சேவை நிறுத்தம் போன்ற உடனடி புதுப்பிப்பைத் தூண்டும் காரணிகளை வரையறுக்குங்கள்.

“அங்கீகரிக்கப்பட்டது”, “உறுதிப்படுத்தல் தேவை” மற்றும் “நிறுத்தப்பட்டது” போன்ற நடைமுறை நிலைகளைப் பயன்படுத்துங்கள். உறுதிப்படுத்தப்படாத தகவலை அங்கீகரிக்கப்பட்ட பதில் தொகுப்பில் சேர்க்க வேண்டாம். எந்த உண்மைகள் மாறின, ஏன் மாறின என்பதை மதிப்பாய்வாளர்கள் பார்க்கக்கூடிய எளிய மாற்றப் பதிவை வைத்திருங்கள்.

சுருக்கமான தயார்நிலைப் பணித்தாள்

ஒவ்வொரு சேவைக்கும் பின்வரும் புலங்களை நிரப்புங்கள்:

• வாடிக்கையாளர் கேள்வி: வாடிக்கையாளர் முடிவெடுக்க உதவி தேவைப்படும் விஷயம்.

• அங்கீகரிக்கப்பட்ட உண்மைகள்: பதில், நிபந்தனைகள் மற்றும் விலக்குகள்.

• மூலம் மற்றும் பொறுப்பாளர்: உண்மைகள் எங்கிருந்து வந்தன, அவற்றை யார் அங்கீகரிக்கிறார்கள்.

• விடுபட்ட விவரங்கள்: தொடர்வதற்கு முன் தெளிவுபடுத்த வேண்டியவை.

• அடுத்த படி: அங்கீகரிக்கப்பட்ட விசாரணை, முன்பதிவு அல்லது மனித உதவி வழி.

• மதிப்பாய்வைத் தூண்டும் காரணம்: மற்றொரு சரிபார்ப்பு தேவைப்படும் தேதி அல்லது வணிக மாற்றம்.

• சோதனை முடிவு: யதார்த்தமான கேள்விக்கான எதிர்பார்க்கப்பட்ட மற்றும் உண்மையான பதில்கள்.

இணைப்பு என்பது தயார்நிலையின் தொடக்கம்

ஒரு சேனல் அல்லது தகவல் மூலம் இணைக்கப்பட்டதும், தொடக்கம் முதல் முடிவு வரை யதார்த்தமான விசாரணையை நடத்துங்கள். நேரடியான கேள்வி, தெளிவற்ற கோரிக்கை, வரம்புக்கு வெளியிலான தேவை மற்றும் ஒருவரிடம் பேச வேண்டிய கோரிக்கை ஆகியவற்றைச் சோதியுங்கள். வாடிக்கையாளர் துல்லியமான தகவலையும் நடைமுறைக்கு ஏற்ற அடுத்த படியையும் பெறுகிறாரா என்பதைச் சரிபாருங்கள்.

வரம்பை விரிவுபடுத்துவதற்கு முன் விடுபட்ட உண்மைகளையும் செயலிழந்த தொடர்பு வழிகளையும் சரிசெய்யுங்கள். முடிக்கப்பட்ட சரிபார்ப்புப் பட்டியல் பயனுள்ளதாக இருப்பதன் காரணம், அது முடிவுகளை வெளிப்படையாகக் காட்டுவதுதான்; நம்பகமான சேவை, அந்த முடிவுகளை உங்கள் வணிகம் உண்மையில் இயங்கும் முறையுடன் ஒப்பிட்டுச் சரிபார்ப்பதிலிருந்து உருவாகிறது.

இந்த வணிகத் தயாரிப்பு சரிபார்ப்புப் பட்டியலுடன் Engage AI தயாரிப்பு மேலோட்டத்தைப் பயன்படுத்துங்கள்.